Udvalgsmøder

Udvalgsmøder er altid lukkede. De kan ikke gøres offentlige – heller ikke selvom alle medlemmer er enige om det. Reglen skal sikre, at udvalget kan have frie og uformelle drøftelser. 

Udvalget kan dog give ansatte i kommunen lov til at deltage, hvis de skal hjælpe som sekretærer eller bidrage med oplysninger, mundtlige redegørelser og lignende. 

Udvalget kan også invitere andre personer, f.eks. andre medlemmer af Kommunalbestyrelsen, hvis det er nødvendigt for at oplyse en sag. Det betyder bl.a., at borgere i særlige tilfælde kan få foretræde for udvalget. 

Økonomiudvalget har en særlig mulighed: Økonomiudvalget kan give kommunalbestyrelsesmedlemmer, som ikke selv sidder i Økonomiudvalget, lov til at overvære udvalgets afsluttende behandling af forslag til årsbudget og flerårige budgetoverslag. 

Selvom udvalgsmøderne er lukkede, bliver dagsordenen offentliggjort med de begrænsninger, der følger af reglerne om tavshedspligt. 

Det er praksis, at åbne punkter i dagsordenen offentliggøres med sagsfremstilling, indstilling og bilag. Lukkede punkter offentliggøres som overskrifter, og kun hvis reglerne om tavshedspligt tillader det

Beslutninger fra møderne bliver også offentliggjort – medmindre de handler om lukkede sager. 

Du kan finde både dagsorden og referat på kommunens hjemmeside. 

Der er ikke en lovbestemt frist for, hvornår dagsordenen skal sendes ud før et udvalgsmøde.  Den skal dog sendes ud i så god tid, at udvalgsmedlemmerne har rimelig tid til at forberede sig. I Lejre Kommune er det kutyme, at dagsordenen sendes ud 4 hverdage før mødet. 

Drøftelserne i udvalgsmøderne er fortrolige. Det betyder, at medlemmer har tavshedspligt og ikke må fortælle, hvad andre udvalgsmedlemmer har sagt, vurderet eller foreslået. 

Medlemmer må dog gerne fortælle om deres egne udtalelser og forslag – og om den endelige beslutning, herunder hvordan der er stemt. 

Medlemmer må også gerne oplyse egne partifæller i Kommunalbestyrelsen om, hvad udvalget har drøftet, og hvordan udvalget har stemt. 

Hvert udvalg beslutter for hvert regnskabsår, hvornår og hvor udvalgets møder skal holdes. Den vedtagne mødeplan er bindende.  

Formanden for et udvalg kan indkalde til ekstraordinære udvalgsmøder.  

Et flertal i udvalget kan også kræve, at formanden indkalder til et ekstraordinært udvalgsmøde. Et mindretal kan ikke kræve, at der indkaldes til et ekstraordinært møde.

Udvalgsmøder skal afholdes i så god tid før Kommunalbestyrelsens møder, at udvalgets eventuelle erklæringer kan sendes ud til Kommunalbestyrelsens medlemmer senest 4 hverdage før møder i Kommunalbestyrelsen.  

Udvalgsmøder holdes som udgangspunkt fysisk, så der er rum til drøftelser og forhandlinger.  

I særlige tilfælde kan udvalget træffe beslutninger via e-mail – men kun hvis alle medlemmer er enige. Beslutningen skal skrives ind i referatet på det efterfølgende møde. 

Kommunalbestyrelsen kan som led i den generelle tilrettelæggelse af arbejdet i kommunen bestemme, om – og i hvilket omfang – udvalgsmøder kan afvikles virtuelt, herunder om udvalgene kan planlægge at afholde ordinære møder som virtuelle møder.

I Lejre Kommune er der ikke fastsat overordnede retningslinjer for afholdelse af virtuelle møder. Det betyder, at hvis virtuelle møder ikke er fastlagt i forbindelse med udvalgets mødeplan, kan udvalget kun afholde et virtuelt møde, hvis der er enstemmighed herom blandt udvalgets medlemmer.
 
Hvis et møde i mødeplanen er planlagt som et fysisk møde, kræver en ændring til et virtuelt møde således enighed blandt udvalgets medlemmer. Det skyldes, at ændringen er en fravigelse af den vedtagne mødeplan.  

En udvalgsformand kan kun ændre et planlagt fysisk møde til et virtuelt møde, hvis der foreligger tungtvejende grunde, f.eks. fordi vejr- eller trafikforhold gør det umuligt for flere af medlemmerne at komme frem til mødet.

Virtuel deltagelse for enkelte medlemmer 

Formanden eller et flertal i udvalget kan tillade, at enkelte medlemmer deltager virtuelt i et fysisk møde.

Kommunalbestyrelsen kan fastsætte retningslinjer, der begrænser eller afskærer denne mulighed, men sådanne regler er ikke fastsat i Lejre Kommune.

Ekstraordinære møder 

Hvis der ikke er fastsat retningslinjer, der fastsætter noget andet, kan udvalgets formand beslutte, at et ekstraordinært udvalgsmøde afholdes som et virtuelt møde, eller at enkelte medlemmer deltager virtuelt i et ekstraordinært møde.  

Et udvalg er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.  

Beslutninger træffes ved stemmeflertal. Kravet om stemmeflertal betyder, at en beslutning er truffet i overensstemmelse med et fremsat forslag, hvis et flertal af de afgivne stemmer er for forslaget.  

Ved stemmelighed bortfalder sagen – medmindre den skal videre til Kommunalbestyrelsen. I så fald sag fortsætter sagen til behandling i Kommunalbestyrelsen, trods stemmelighed i udvalget. Stemmeligheden føres til referat i sagen. 

Udvalgets beslutninger skrives ind i et referat, som efter hvert møde underskrives af de deltagende medlemmer.  

Referatet skal vise, hvad udvalget har besluttet. Der bliver ikke skrevet referat af debatten – kun selve beslutningerne.  

Medlemmers afvigende mening  

Hvis du som medlem ikke er enig med flertallet, har du – ligesom på kommunalbestyrelsesmøder – ret til at få din afvigende mening skrevet ind i referatet– som en kort bemærkning.  

Fremsendelse af referatet til et andet udvalg, Kommunalbestyrelsen eller en anden myndighed   

Hvis der er tale om en sag, som udvalget skal sende til et andet udvalg, Kommunalbestyrelsen eller en anden myndighed, kan du under mødet kræve, at modtageren samtidig gøres bekendt med indholdet af beslutningsreferatet og din afvigende mening.    

Hvis du har fået din afvigende mening med i beslutningsreferatet, har du ret til at få vedlagt en mere udførlig begrundelse, når sagen sendes videre til et andet udvalg, Kommunalbestyrelsen eller en anden myndighed.  

Formanden eller udvalget kan sætte en frist for aflevering af begrundelsen, men den må ikke være så kort, at den reelt forhindrer dig i at få din begrundelse med. Fristen skal være rimelig og sagligt begrundet, f.eks. hvis sagen haster.  

Som medlem af Kommunalbestyrelsen har du pligt til at deltage i alle møder i Kommunalbestyrelsen og i de udvalg, du er valgt til. Det gælder også temamøder og seminarer, som Kommunalbestyrelsen har besluttet. 
 

Hvis du har lovligt forfald, er der ikke mødepligt. Lovligt forfald kan f.eks. være sygdom, graviditet, barsel, adoption, varetagelse af andet offentligt hverv, forretninger eller ferie. 
 

Afbud skal meldes til formanden og/eller den relevante udvalgssekretær. 

Formandens rolle

Udvalget vælger selv sin formand og næstformand. Borgmesteren er dog altid formand for Økonomiudvalget.  
 
Valg af formand og næstformand sker ved flertalsvalg, medmindre udvalget bliver enige om andet. Udvalget kan til enhver tid vælge en ny formand, hvis et flertal stemmer for det. 

Næstformandens rolle 

Næstformanden træder kun ind som formand, hvis formanden midlertidigt er fraværende. Hvis udvalgsformanden fratræder permanent, skal der vælges en ny udvalgsformand – næstformanden overtager ikke posten automatisk. 

Børn- og Ungeudvalget

Nogle udvalg er lovpligtige, f.eks. Børn- og Ungeudvalget, som behandler sager om tvangsfjernelser af børn, samt Folkeoplysningsudvalget. Disse udvalg fungerer uafhængigt af de øvrige politiske udvalg og refererer ikke til Kommunalbestyrelsen. 

§ 17, stk. 4-udvalg

Ud over de stående udvalg og Økonomiudvalget kan Kommunalbestyrelsen nedsætte særlige § 17, stk. 4-udvalg. Disse udvalg har til opgave at varetage specifikke opgaver eller fungere som forberedende eller rådgivende organer for Kommunalbestyrelsen, Økonomiudvalget eller de stående udvalg.