Praktiske forhold

Danske Kommuner

Alle medlemmer af Kommunalbestyrelsen får magasinet Danske Kommuner.

Magasinet udkommer 8 gange om året og bliver sendt til din private adresse. Du har også fuld adgang til indholdet på hjemmesiden og i appen.

NB-Økonomi

For at læse artiklerne på NB-Økonomi, skal du være på kommunens netværk.

Det betyder at du enten skal være fysisk på rådhuset eller logge på kommunens netværk hjemmefra.

Når du er på netværket, kan du gå ind på www.nb-okonomi.dk og læse alle artikler uden password.

DK-Nyt

Det samme gælder for DK-Nyt:

  • Vær på kommunens netværk (på rådhuset eller hjemmefra).
  • Gå til www.dknyt.dk – her kan du læse artiklerne uden password.

Aviser i Borgmester- og direktionssekretariatet

Der ligger fysiske aviser i Borgmester- og direktionssekretariatet fra bl.a. Dagbladet og Lokalavisen. Du er velkommen til at læse dem i sekretariatet. 

 

Forsikringer for kommunalpolitikere 

Når du arbejder som medlem af Kommunalbestyrelsen, er du dækket af forskellige forsikringer. Her kan du læse, hvad de dækker – og hvad du skal gøre, hvis der sker en skade. 

Hvis der sker en skade 

Alle skader skal anmeldes til Center for Økonomi. Det gælder uanset hvilken forsikring, der er tale om. 

Kollektiv ulykkesforsikring 

Du er dækket af en kollektiv ulykkesforsikring, når du arbejder som kommunalbestyrelsesmedlem. Den gælder kun i forbindelse med dit arbejde i Kommunalbestyrelsen. 

Rejseforsikring 

Hvis du er på tjenesterejse til udlandet som kommunalbestyrelsesmedlem, er du dækket af kommunens rejseforsikring.  

Kommunal ledelsesansvarsforsikring 

Denne forsikring dækker ikke dit arbejde i kommunalbestyrelsen. Den gælder kun, hvis du sidder i et råd, nævn eller en bestyrelse, som Kommunalbestyrelsen har udpeget dig til. 

 

Hvis vi får post, der er stilet til dig som kommunalbestyrelsesmedlem, får du besked. Posten åbnes og registreres på samme måde som al anden post. 

Alle kommunalbestyrelsesmedlemmer har et dueslag i Rådssalen på Allerslev Rådhus. Her lægges blade, reklamer og aviser og andet materiale, der ikke haster. 

Du har selv ansvar for at tømme dit dueslag. 

Som kommunalbestyrelsesmedlem kan du få henvendelser fra borgere, foreninger og virksomheder m.v. – både skriftligt og mundtligt. Det kan handle om alt fra en konkret sag til generelle spørgsmål eller observationer, fx et hul i vejen. 

Det er vigtigt, at henvendelserne bliver sendt til det rette sted i kommunen.

Dette sikrer: 

  • Hurtig og korrekt hjælp til borgeren 
  • Lige behandling af alle henvendelser, uanset hvordan de kommer ind i kommunen 

Henvendelser om en konkret sag 

Hvis henvendelsen er skriftelig

Hvis en borger eller virksomhed skriver til dig om en konkret sag (fx en byggesag, en ansøgning om hjemmehjælp eller om aktindsigt), skal du sende henvendelse videre til direktøren for det pågældende område. 

Direktøren vurderer herefter, hvem der skal svare borgeren – det kan være direktøren, centerchefen eller en sagsbehandler.  

Du skal samtidig sende en kvittering for modtagelse til borgeren.  

Her er et eksempel på kvittering, du kan sende til borgeren: 

"Tak for din henvendelse. Jeg har sendt den videre til direktøren for området, så du får svar fra rette sted." 

Hvis henvendelsen er mundtlig 

Hvis du kun har modtaget oplysningerne mundtligt, kan du være forpligtet til at notere væsentlige faktiske oplysninger. 

I disse tilfælde anbefaler vi, at: 

  • du vejleder borgeren om at sende sin henvendelse skriftligt, eller 
  • du selv tager direkte kontakt til den relevante afdeling i administrationen.

Henvendelser vedrørende faktiske forhold i kommunen - Tip Lejre  

Hvis henvendelsen fra en borger handler om et konkret problem i kommunen – f.eks. ødelagte vejskilte, huller i vejen eller observeret bjørneklo – bør henvendelsen gå direkte til det relevante center, som har mulighed for at følge op på forholdet.

Den hurtigste løsning er at bede borgeren om at bruge funktionen ”Tip Lejre” via kommunens hjemmeside eller app.  

Her kan borgeren sende billeder og geografisk placering, så problemet nemt kan blive undersøgt nærmere.

Du kan finde link til Tip Lejre på Lejre Kommunes hjemmeside her.  

Generelle henvendelser 

Nogle borgere skriver for at dele holdninger eller stille spørgsmål til Kommunalbestyrelsens beslutninger, f.eks.: "Hvilke overvejelser havde I ved godkendelsen af forslaget?" 

Disse henvendelser skal som udgangspunkt ikke videresendes til administrationen, da de handler om politiske vurderinger. 

Partipolitiske henvendelser 

Politiske henvendelser til partier (fx fra en forening) skal ikke videresendes eller journaliseres, hvis de er rettet til dig som partimedlem – og ikke som kommunalbestyrelsesmedlem. 

Henvendelser til hele Kommunalbestyrelsen 

Henvendelser til hele Kommunalbestyrelsen besvares af borgmesteren på vegne af Kommunalbestyrelsen. 

Er du i tvivl? 

Er du i tvivl, om et brev eller en e-mail skal videresendes og journaliseres, er du velkommen til at kontakte Borgmester- og direktionssekretariatet telefonisk eller på mail:  bdsekretariat@lejre.dk.  

Læg aldrig forretningskritiske papirer eller dokumenter med følsomme personoplysninger, hvor andre kan se dem. Vær altid opmærksom på, at sådanne dokumenter ikke havner i de forkerte hænder – også når du er på farten, fx i tog, bus eller derhjemme. 

Hvis du skal transportere udprintet materiale med personoplysninger eller vigtige informationer, så brug en lukket taske. På den måde minimerer du risikoen for, at materialet bliver tabt eller set af uvedkommende. 

Bortskaffelse af fortrolige papirer  

Når du ikke længere skal bruge papirer med fortrolige oplysninger, har du ansvaret for at bortskaffe dem korrekt. Læg dem i de særlige beholdere, som bliver opbevaret aflåst indtil de bliver destrueret. 

Hvis du har printet materiale derhjemme, skal du tage det med på Rådhuset i Allerslev og aflevere det i de aflåste skraldespande til makulering – de står i baglokalet ved rådhusbetjenten.  

Alle dokumenter bliver makuleret i et lukket og sikkert kredsløb, så ingen uvedkommende får adgang til informationerne. 

Som medlem af kommunalbestyrelsen får du tilbudt en mobil PC-arbejdsplads, der giver adgang til elektronisk kommunikation, internettet og relevante programmer og informationer på Lejre Kommunes netværk. Formålet er at understøtte dit politiske arbejde. 

Klik på punkterne herunder for at folde dem ud.

Du får udleveret en standardpakke, som indeholder en bærbar PC og eventuelt 5G-router til internetadgang via mobilnetværket, og der er mulighed for at tilvælge en printer. Hvis du ønsker ekstra udstyr, kan dette tilkøbes for egen regning. IT-driften yder kun support på standardløsningen.  

Tilvalg af iPhone til udvalgsformænd 

Udvalgsformænd kan vælge at få stillet en iPhone til rådighed, klargjort til mail, kalender og kontakter.  

Vær opmærksom på reglerne om beskatning af fri telefon ved privat brug. 

Opsætning af privat mobiltelefon  

Du kan få sat din egen mobiltelefon op til at læse mail og se kalender i Outlook. Kontakt servicedesk@lejre.dk og oplys dit telefonnummer samt mærke og model på telefonen. For at få adgang til Outlook skal du anvende 2-faktor godkendelse.  

Når du stopper eller bliver genvalgt

Når du træder ud af kommunalbestyrelsen, skal alt IT-udstyr afleveres til IT-afdelingen, herunder PC, mobiltelefon og printer. IT-udstyr kan ikke overdrages til afgående medlemmer.

Ved genvalg gennemgås eksisterende udstyr sammen med IT-afdelingen for at vurdere, hvad der kan genbruges. 

Lejre Kommune anvender Microsoft Outlook som postsystem. Som medlem af Kommunalbestyrelsen har du mulighed for at maile til alle brugere på Lejre Kommunes netværk.   

Din tildelte e-mailadresse må bruges til erhvervsmæssige formål, og alle e-mails er som udgangspunkt kommunens ejendom. Du skal benytte programmets faciliteter i den udstrækning, IT-sikkerhedspolitikken tillader det.   

Databeskyttelsesforordningen skal overholdes. Det er derfor ikke tilladt at sende mails med følsomme personoplysninger usikkert til mailadresser uden for Lejre Kommunes netværk (xxxx@lejre.dk mailadresser).  

Databeskyttelsesloven foreskriver også, at mails med følsomme personoplysninger skal slettes, journaliseres eller på anden måde arkiveres indenfor 30 dage efter modtagelsen. 

Databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven regulerer, hvornår kommunen må behandle persondata, og hvordan de skal behandles.  

Persondata er oplysninger, som kan henføres til en bestemt person. Med behandling menes enhver form for håndtering af personlysninger, også opbevaring. Reglerne giver samtidig nogle rettigheder for den registrerede borger.  

Databeskyttelsesreglerne gælder ikke for behandling af personoplysninger, der sker i forbindelse med hvervet som kommunalbestyrelsesmedlem. Det er en konkret vurdering, om behandling af oplysninger sker som led i hvervet.  

Kommunen er derfor ikke ansvarlig, når der behandles personoplysninger i forbindelse med partipolitisk virksomhed eller hvis en kommunal mail bruges til private eller civile formål. Her er partiforeningen, byrådsmedlemmet eller et byrådsmedlems virksomhed ansvarlig for data.  

Kommunen er dermed også afskåret fra at få indsigt i e-mails med videre vedrørende kommunalbestyrelsesmedlemmets varetagelse af sit hverv som medlem af Kommunalbestyrelsen, som medlemmet har håndteret via en kommunikationstjeneste, som kommunen har stillet til rådighed for medlemmet.   

Hvis e-mailen m.v. også er sendt til administrationen, er kommunens behandling af oplysningerne omfattet af databeskyttelsesreglerne, ligesom der gælder en journaliseringspligt. Hvis du modtager en mail vedr. en konkret sag/afgørelse, skal du gøre som beskrevet i afsnit ”Henvendelser vedrørende en konkret sag”.  

Selvom databeskyttelsesreglerne ikke gælder for hvervet som kommunalbestyrelsesmedlem, er der alligevel god grund til at beskytte borgernes data og andre fortrolige oplysninger. Se mere om brug af mail i ovenstående afsnit ”Brugen af Outlook”.  

Du kan læse mere herom i Kommunestyrelseslovens § 8 b og Indenrigsministeriets udtalelse af 20. april 2021 om kommunalbestyrelsesmedlemmernes tavshedspligt, herunder ved brug af deres kommunale mailadresse.  

Lejre Kommune har ligesom andre offentlige myndigheder en databeskyttelsesrådgiver (kaldet DPO). Databeskyttelsesrådgiveren er en uafhængig funktion, der skal være med til at sikre, at kommunen overholder databeskyttelsesreglerne.  

Læs mere her

 

Ønsker om IT-Support eller fejlretning sendes til servicedesk@lejre.dk. Hvis du ikke kan tilgå mailprogrammet, kan du kontakte Servicedesk på telefon 46 46 48 88. 

IT-support har åbent på disse tidspunkter:

Mandag  8.00 – 15.15  

Tirsdag  8.00 – 15.15  

Onsdag  8.00 – 15.15  

Torsdag   8.00 – 8.30 og 9.30- 16.00  

Fredag  8.00 – 12.00  

IT-afdelingen yder support på: 

  • Hardwarefejl på PC og de installerede standardprogrammer 
  • Printerfejl (hardware og udskrivning) 
  • Internetforbindelse i forbindelse med udleveret 5G router (fejldiagnosticering) 

Du skal selv stå for:  

  • Installation af printer  
  • Vedligehold og backup af private programmer og data  
  • Papirstop i printer  
  • Skift af tonere i printer  
  • Skift af batterier i mus  

IT-afdelingen kan i begrænset omfang tilbyde undervisning i brugen af PC-arbejdspladsen. 

Hvis dit udleverede IT-udstyr bliver stjålet, skal du straks rette henvendelse til IT-Servicedesk på telefon 4646 4888. 

Lån af mødelokaler på rådhusene

Alle kommunalbestyrelsesmedlemmer har mulighed for at booke mødelokaler på de to rådhuse til afholdelse af politiske møder (eksempelvis gruppe- og partiforeningsmøder m.v.). Møderne bookes i Outlook ved brug af din lejre-mail.

Hvis du er i tvivl om, hvordan du gør, er du altid velkommen til at kontakte bdsekretariat@lejre.dk

Ansvar

Du har som bestiller af lokalet ansvaret for, at:  

  • der ryddes op (og evt. vaskes op) 
  • lokaleindretningen er som ved modtagelsen af lokalet 
  • slukke lys og låse dørene, når rådhuset forlades 

Forplejning 

Der kan ikke bestilles forplejning, men du må gerne bruge kaffe- og vandautomater til mødet. 

Lån af andre lokaler 

Hvis du vil låne andre lokaler, kan du se en guide til booking af lokaler i Lejre Kommune her. 

Lån af kommunale lokaler til vælgermøder i forbindelse med valg 

Kommunalbestyrelsen har den 22. september 2025 vedtaget retningslinjer for lån af kommunale lokaler til vælgermøder eller lignende i forbindelse med valg: 

  • I forbindelse med valg kan kommunale lokaler udlånes til brug for vælgermøder eller lignende, hvor formålet er politisk debat og agitation 
  • Arrangøren er forpligtet til at invitere samtlige øvrige opstillingsberettigede politiske partier og lister til at deltage i arrangementet for at understøtte den demokratiske debat
  • Følgende lokaler er undtaget: Sæby gammel skole, Domus Felix, Hvalsø Kulturhus samt beboerhusene i henholdsvis Gershøj, Gevninge og Osted. 
  • Reglerne gælder fra tre måneder før valgdatoen. 

Der er ingen lovregler for, hvordan medlemmer sidder i Rådssalen – det bygger på tradition i den enkelte kommune. 

I Lejre Kommune sidder medlemmerne gruppevis i Rådssalen: 
Valggruppe 1 sidder til venstre for borgmesteren 
Valggruppe 2 sidder til højre for borgmesteren 

Inden for valggrupperne fordeles pladser efter kandidatlisternes størrelse og stemmetal. 

Hvis et medlem i løbet af valgperioden skifter til en anden kandidatliste, flytter vedkommende til den nye gruppes område i salen. 

Hvis et medlem bliver løsgænger, placeres medlemmet normalt yderst i salen eller på en plads, der ikke bryder opstillingen af de øvrige grupper.

Ved fordeling af pladser, tages der udgangspunkt i stemmefordelingen fra det seneste kommunalvalg. 

Oversigt over placering i Rådssalen

 

Der gælder disse retningslinjer for gaver m.v. til kommunalbestyrelsesmedlemmer ved særlige anledninger: 

Runde fødselsdage: Gavepose til ca. 300 kr. 

25-års jubilæum:  

  • Morgenkaffe/reception til en samlet udgift på ca. 3.000 kr.
  • Gave til ca. 1.000 kr. 

Borgmesteren kan herudover efter et konkret skøn godkende, at der gives gaver/afholdes udgifter ved andre anledninger. 
 
Udgifterne finansieres af Kommunalbestyrelsens bevilling. 

Giv feedback