Kommunalbestyrelsesmøder

Hvornår skal dagsordenen sendes ud? 

Dagsordenen og det nødvendige materiale skal sendes ud senest 4 hverdage før et kommunalbestyrelsesmøde. 
I Lejre Kommune bliver dagsordenen normalt sendt ud om onsdagen, hvis mødet skal holdes den følgende mandag. 

Hvis fristen for udsendelse af dagsorden ikke er overholdt 

Hvis fristen for udsendelse af dagsorden og det nødvendige materiale ikke er overholdt, kan Kommunalbestyrelsen kun behandle sagen:  

• Hvis der er enighed i Kommunalbestyrelsen om at behandle sagen uanset fristoverskridelsen eller 
• Hvis flertallet i Kommunalbestyrelsen vurderer, at sagen ikke kan udsættes   

Hvordan bliver dagsordenen sendt? 

Dagsorden med bilag bliver sendt elektronisk via First Agenda. Samtidig bliver dagsordenen lagt ud på Lejre Kommunes hjemmeside. 
Hvis der er punkter, som skal behandles bag lukkede døre, bliver kun overskriften på punktet vist offentligt. 

Hjælp til First Agenda 

Du kan finde vejledninger til First Agenda her.
Hvis du har spørgsmål eller udfordringer med at logge på, er du velkommen til at kontakte Borgmester- og direktionssekretariatet her.  

Som medlem af kommunalbestyrelsen har du pligt til at deltage i møder. Det gælder både møder i Kommunalbestyrelsen og i de udvalg, du er medlem af.

Grunden er, at det at være kommunalpolitiker er et borgerligt ombud – altså en opgave, du har sagt ja til på vegne af borgerne.

Hvilke møder gælder det?

Mødepligten gælder:

• Kommunalbestyrelsens møder
• Udvalgsmøder
• Temamøder og seminarer, som Kommunalbestyrelsen beslutter at holde

Hvornår har du lovligt forfald?

Du har ikke mødepligt, hvis du har lovligt forfald.

Lovligt forfald kan være sygdom eller anden helbredsmæssig årsag, graviditet, barsel eller adoption, varetagelse af andet offentligt hverv, forretninger, civilt arbejde eller lignende (f.eks. studier eller ferie (dog ikke ferie i eget hjem).

Sygdom hos dit barn eller anden nærtstående kan også være lovligt forfald.

Du kan kun have lovligt forfald, hvis du er absolut forhindret i at varetage det samlede kommunale hverv – både i Kommunalbestyrelsen og i de udvalg, du sidder i.

Du kan ikke have lovligt forfald fra kun en del af dine hverv.

Sådan melder du afbud til et møde

Hvis du som kommunalbestyrelsesmedlem ikke kan deltage i et møde, skal du melde afbud til borgmesteren, inden mødet begynder. Sæt gerne Borgmester- og direktionssekretariatet (bdsekretariat@lejre.dk) cc. på mailen.

Samtidig skal du oplyse årsagen til, at du ikke kan komme. Det kan for eksempel være sygdom, ferie eller andet lovligt forfald.

I beslutningsprotokollen for mødet bliver det skrevet ned:

• Hvilke medlemmer, der har været fraværende
• Hvilke punkter, de har været fraværende under

Kommunalbestyrelsesmedlemmers fravær fra møder i Kommunalbestyrelsen og udvalg bliver offentliggjort på Lejre Kommunes hjemmeside.

Hvornår indkaldes en stedfortræder ved fravær? 

Hvis et medlem af Kommunalbestyrelsen har lovligt forfald, skal borgmesteren indkalde en stedfortræder til mødet.  
I Lejre Kommune gælder dette, selvom fraværet kun forventes at være kortere end en måned.  
Det betyder, at borgmesteren altid skal indkalde en stedfortræder ved lovligt fravær, også selvom det kun drejer sig om ét enkelt møde i Kommunalbestyrelsen.  
Hvis der ikke er en lovlig forfaldsgrund, kan der ikke indkaldes en stedfortræder.  

Hvem bliver indkaldt? 

Den stedfortræder, der bliver indkaldt, er den, der står øverst på stedfortræderlisten for det relevante parti / liste.

Hvis den første stedfortræder også har lovligt forfald, bliver næste stedfortræder i rækkefølgen indkaldt. 

Fysiske møder i Rådssalen 

Kommunalbestyrelsen holder som udgangspunkt fysiske møder. Møderne foregår i Rådssalen på Rådhuset i Allerslev. 
I særlige situationer kan der holdes ekstraordinære møder som video- eller telefonmøder. 

Møderne er som hovedregel åbne for alle 

Møder i Kommunalbestyrelsen er som hovedregel offentlige. Det betyder, at alle kan komme og overvære møderne. 
I Lejre Kommune begynder åbne møder med en spørgetid, hvor fremmødte borgere kan stille spørgsmål til Kommunalbestyrelsen. Spørgetiden er ikke en del af selve mødet, men både spørgsmål og svar bliver skrevet ind i mødets protokol.  

God ro og orden 

Som tilhører må man ikke blande sig i debatten under mødet. Man skal følge mødet i stilhed og med respekt for forhandlingerne. 
Hvis nogen forstyrrer mødet, kan borgmesteren bede vedkommende – eller i særlige tilfælde alle tilhørere – om at forlade lokalet. 

Plads til pressen 

I Rådssalen er der reserveret særlige pladser til pressen. De er placeret samme sted som tilhørerpladserne.

Offentlig adgang til dagsordenen 

Dagsordenspunkterne og bilagene til møderne er som udgangspunkt tilgængelige for alle. Du kan finde dem på Lejre Kommunes hjemmeside. 

Hvad betyder "lukkede døre"? 

Kommunalbestyrelsen kan beslutte, at enkelte sager behandles uden offentlighedens adgang – det kaldes at behandle en sag for lukkede døre. 
Det sker, når der i sagen er eller forventes at komme fortrolige oplysninger frem, som er beskyttet af reglerne om tavshedspligt. Det kan for eksempel være personlige oplysninger eller oplysninger om økonomiske forhold. 
Når en sag behandles for lukkede døre, betyder det, at: 
Offentligheden ikke må overvære mødet 
Kun sagens overskrift vises på dagsordenen – og kun hvis reglerne om tavshedspligt tillader det   
Indholdet af drøftelsen ikke bliver delt med offentligheden 

Hvem beslutter, om dørene skal lukkes? 

Det er Kommunalbestyrelsen, der beslutter, om en sag skal behandles for lukkede døre. Borgmesteren kan foreslå det på dagsordensudkastet, men det er Kommunalbestyrelsen, der vurderer, om det er nødvendigt. 
Selve beslutningen om, hvorvidt sagen skal behandles for lukkede døre, kan også foregå for lukkede døre, hvis borgmesteren eller Kommunalbestyrelsen beslutter det. 

Hvornår behandles lukkede sager? 

Sager, der skal behandles for lukkede døre, bliver som udgangspunkt behandlet sidst på dagsordenen. 

Hvem må være til stede? 

Kommunalbestyrelsen kan give tilladelse til, at kommunalt ansatte deltager under behandlingen 
Andre personer kan deltage, hvis det er nødvendigt for at oplyse sagen 

Adgang til sager i First Agenda 

Som medlem af Kommunalbestyrelsen har du adgang til både åbne og lukkede sager i First Agenda.  
Der er kan dog være nogle lukkede udvalgssager, som du ikke har adgang til, fordi du ikke er medlem af det udvalg, som skal behandle sagen. Dette kan f.eks. være lukkede sociale sager, hvor det er vigtigt at begrænse, at følsomme personoplysninger videregives.  

Du kan som medlem af Kommunalbestyrelsen altid bede om at få tilsendt dagsordener, udskrifter af beslutningsprotokoller og sagsmateriale fra udvalg, som du ikke er medlem af. 

Mødeplan for året 

Kommunalbestyrelsen skal vedtage en mødeplan for hvert kalenderår. 
Mødeplanen bliver offentliggjort på kommunens hjemmeside, så alle kan se, hvornår møderne holdes. 
Når mødeplanen er vedtaget, er den bindende. Det betyder, at den kun kan ændres, hvis alle medlemmer af Kommunalbestyrelsen er enige om det.

 Ekstraordinære møder 

Der kan holdes ekstraordinære møder, hvis borgmesteren mener, det er nødvendigt, eller mindst en tredjedel af Kommunalbestyrelsens medlemmer forlanger det 
Borgmesteren bestemmer tid og sted for mødet. Tidspunkt og sted skal så vidt muligt offentliggøres. 

Hvem leder mødet? 

Det er borgmesteren, der leder Kommunalbestyrelsens møder. Hvis borgmesteren ikke kan deltage, overtager første eller anden viceborgmester ledelsen af mødet.

Godkendelse af dagsorden 

Mødet begynder med, at borgmesteren spørger, om Kommunalbestyrelsen kan godkende dagsordenen. 
Hvis ingen protesterer mod dagsordenen, bliver den automatisk godkendt. 

Borgmesterens rolle som mødeleder 

Borgmesteren har som mødeleder ansvar for: 

• At bestemme rækkefølgen, sagerne behandles i.  
• At lede Kommunalbestyrelsens forhandlinger og afstemningerne.
• At formulere de forslag, der skal stemmes om.
• At sørge for, at beslutninger bliver skrevet ind i beslutningsprotokollen.
   

Borgmesteren fungerer også som ordstyrer og sikrer god orden under mødet. 
 
De nærmere regler for borgmesterens mødeledelse står i forretningsordenen for Kommunalbestyrelsen i Lejre Kommune. 
 

Forslag og afstemning 

Alle forslag under forhandlingerne skal rettes til borgmesteren. 
 
Alle medlemmer har ret til at få ordet mindst én gang, før en sag afsluttes. 

Hvad må kommunalbestyrelsen behandle? 

Kommunalbestyrelsen må kun behandle sager, der handler om kommunale forhold. 

Borgmesteren kan indlægge pause 

Som mødeleder kan borgmesteren beslutte, at der skal være en pause under mødet. 
Der bliver som udgangspunkt holdt en kort pause efter cirka to timer. 

Borgmesteren kan også vælge at holde pause tidligere, hvis der er behov for det – fx hvis lokalet er meget varmt eller der opstår andre praktiske forhold. 

Hvis du forlader lokalet 

Hvis du går ud af lokalet under en afstemning, bliver du registreret som fraværende ved den afstemning. 

Hvis du forlader lokalet uden for en planlagt pause, er borgmesteren ikke forpligtet til at vente på dig, før afstemningen går i gang. 

Kommunalbestyrelsen kan kun træffe beslutninger, hvis mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. 

Afstemning 

Alle beslutninger træffes ved stemmeflertal, medmindre lovgivningen siger noget andet. 
Du kan kun deltage i afstemningen, hvis du selv er til stede i mødelokalet. Der kan ikke stemmes hemmeligt. 

Hvad betyder stemmeflertal? 

Et forslag bliver vedtaget, hvis flertallet af de afgivne stemmer er for forslaget.

 Et forslag bortfalder, hvis: 

• Der er flere stemmer imod end for 
• Der er lige mange stemmer for og imod 

Hvordan kan du stemme? 

Der er tre muligheder, når du stemmer:

• For
• imod 
• undlade at stemme. 

Du kan ikke tage forbehold – altså stemme med betingelser. 

Som udgangspunkt er der ingen pligt til at stemme. Men i sager, hvor Kommunalbestyrelsen skal træffe en afgørelse, kan du ikke undlade at stemme.  

Når afstemning ikke er nødvendig 

Hvis borgmesteren vurderer, at en sags udfald er så utvivlsom, at afstemning er overflødig, kan borgmesteren sige, hvad vedkommende opfatter som beslutningen. 

Hvis ingen protesterer, bliver sagen afgjort uden afstemning – i overensstemmelse med borgmesterens udmelding. 

Hvornår kan der fremsættes ændringsforslag? 

Under behandlingen af en sag kan medlemmer af kommunalbestyrelsen fremsætte ændringsforslag, så længe afstemningen ikke er begyndt. 
Et ændringsforslag er et forslag, der ændrer indholdet af et andet forslag – det kan ikke stå alene, men hænger sammen med det oprindelige forslag (hovedforslaget). 

Hvad er beslutningsprotokollen? 

Under mødet skriver Kommunalbestyrelsens sekretær Kommunalbestyrelsens beslutninger ind i beslutningsprotokollen. 

Det er borgmesteren, der siger, hvad der skal skrives ind. 

Protokollen skal vise, hvad Kommunalbestyrelsen har besluttet. Der bliver ikke skrevet referat af debatten – kun selve beslutningerne. 

Medlemmers afvigende mening 

Hvis du som medlem ikke er enig med flertallet, har du ret til at få din afvigende mening skrevet ind i protokollen – som en kort bemærkning. 
Du må også få en kort begrundelse med – men den skal være ganske kortfattet. 

Den afvigende mening kan som udgangspunkt være op til 5 linjer.

Fremsendelse af protokollen til en anden myndighed 

Når Kommunalbestyrelsen/udvalget skal afgive en udtalelse til en anden myndighed, kan du under mødet kræve, at myndigheden gøres bekendt med indholdet af beslutningsprotokollen og din afvigende mening. 

Det gælder kun, hvis den anden myndighed skal træffe beslutning på baggrund af Kommunalbestyrelsens udtalelse – ikke hvis sagen kun sendes til orientering. 

Det har ingen betydning, om den anden myndighed lægger vægt på mindretallets udtalelse. 

Begrundelse ved fremsendelse

Hvis du har fået din afvigende mening med i beslutningsprotokollen, har du ret til at få vedlagt en mere udførlig begrundelse, når sagen sendes videre til en anden myndighed. 

Borgmesteren eller Kommunalbestyrelsen kan sætte en frist for aflevering af begrundelsen, men den må ikke være så kort, at den reelt forhindrer dig i at få din begrundelse med. Fristen skal være rimelig og sagligt begrundet, f.eks. hvis sagen haster. 

Oplæsning og godkendelse af beslutningsprotokollen 

Ved mødets afslutning bliver beslutningsprotokollen læst op. 
Medlemmerne skal derefter underskrive protokollen/godkende den i First Agenda – inden de forlader mødet. 

Du kan ikke nægte at underskrive, uanset hvordan du har stemt. 

Offentliggørelse af beslutningsprotokollen 

Beslutningsprotokollen bliver offentliggjort på Lejre Kommunes hjemmeside. 

Hvis en sag er behandlet for lukkede døre, skal kommunen vurdere, om beslutningen kan offentliggøres: 

• Hele beslutningen kan offentliggøres, hvis det ikke strider mod tavshedspligten 
• Hvis dele af beslutningen er fortrolige, kan kommunen vælge at offentliggøre de dele, der kan offentliggøres 

Hvad er spørgetid? 

Før hvert åbne møde i Kommunalbestyrelsen er der spørgetid, hvor fremmødte borgere kan stille spørgsmål til Kommunalbestyrelsen. 

Spørgetiden er ikke en del af selve mødet, men spørgsmål og svar bliver skrevet ind i beslutningsprotokollen. 

Der er kun spørgetid ved Kommunalbestyrelsens ordinære møder. Der er ikke spørgetid ved Kommunalbestyrelsens 2. behandling af budget. 

Hvem kan stille spørgsmål? 

Alle borgere i Lejre Kommune kan stille spørgsmål – undtagen medlemmer af Kommunalbestyrelsen.

 Spørgsmål kan stilles mundtligt eller skriftligt. 

Skriftlige spørgsmål skal være administrationen i hænde senest 3 hverdage før mødet. 

Skriftlige spørgsmål bliver kun besvaret, hvis spørgeren selv er til stede ved mødet. 

Hvem svarer? 

Borgmesteren svarer på vegne af Kommunalbestyrelsen.  

Borgmesteren kan også vælge at give ordet til et andet medlem af Kommunalbestyrelsen. 

Borgmesteren kan som mødeleder begrænse taletiden for både den, der stiller spørgsmålet, og den, der svarer. 

Hvad må der spørges om? 

Der kan stilles spørgsmål om alle kommunale forhold, men: 

• Spørgsmålet skal have generel interesse for lokalbefolkningen 
• Svaret skal respektere tavshedspligten 

Hvis et spørgsmål ikke kan besvares med det samme, sender borgmesteren et skriftligt svar senest 10 hverdage efter mødet. 

Skriftlige svar bliver også sendt til Kommunalbestyrelsens medlemmer.