Guide til booking af lokaler i Lejre

Billede af lokale

Her finder du hjælp til hvordan du booker lokaler i Lejre

Introduktion til guide

Fordelinger at tider i kommunale faciliteter sker med en prioriteringsnøgle som er vedtaget af Kommunalbestyrelsen og som tager udgangspunkt i Folkeoplysningsloven.
Retningslinjer, priser mv. finder du nederst.
 
Vores skoler anvender hallerne til undervisning og  har derfor råderet over fx haller og gymnastiksale i tidsrummet 8-16. Fra klokken 16-22 stilles faciliteterne til rådighed for fritidsbrugerne men ledige tider mellem klokken 8-16 kan fritidsbrugerne ansøge og booke. 
Alle ledige tider synliggøres så vi har maksimal udnyttelse af vores lokaler og en gang om året sker skemalægning hos skolerne og fritidsbrugerne. Her skal alle brugere ansøge tider for en kommende sæson og timeønsker fordeles efter en prioriteringsnøgle. 
 
Du kan både booke faste eller enkeltstående tider hvis du repræsenterer en forening, booke en ledig overskudstid som borger hvis dit formål har idrætslig formål eller leje faciliteterne som virksomhed eller borger. Der er 3 bookingtyper som du kan læse om herunder.

1. Udlån til foreninger og faste brugere

Det er gratis at låne lokaler for:

  • Foreninger, aftenskoler, og institutioner, hvis arrangement eller aktivitet har et kulturelt, idrætslig, oplysende - eller pædagogisk sigte. Arrangementet må ikke være kommercielt eller af privat karakter.
  • Det er en forudsætning, at brugerne er hjemmehørende i Lejre Kommune.

Du skal betale for lokaler, hvis der er tale om:

  • Foreninger eller initiativtagere, der ikke er hjemmehørende i Lejre Kommune.
  • Erhvervsvirksomheder, brancheforeninger og specialforbund.
  • Arrangementer, som er kommercielle eller af privat karakter som fx fester, fødselsdage mv.
  • Indtægtsgivende arrangementer, hvor indtægten ikke går til en forening eller humanitært formål.

Der vil desuden kunne opkræves betaling for aktiviteter, der påfører kommunen ekstra udgifter til fx opsyn, rengøring, forbrugsafgifter, udgifter til alarmselskaber, brandvæsen og lignende.

Tryk på dette link for at komme til Conventus  som er Lejre Kommunes bookingsystem.

Udfyld og indsend formularen, åben din mail og følg anvisningerne. Du er herefter klar til ansøge om lokaler.

OBS. I "pakke" feltet skal du vælge PRO, i priskategorien vælge cirka antal af jeres medlemmer. 
Du skal ikke tage notits af den licenspris der angives. I modtager ikke regning da det indgår som en del af Lejres Kommuneaftale.   

Det er vigtigt at du opretter dig som hjemmehørende i Lejre Kommune for at kunne ansøge. 

Foreninger og faste brugere der har brug for faste tider og behov for gentagende bookinger, ansøger i Conventus

Tryk på dette link som åbner et vindue i Conventus. Her logger du på med brugernavn og adgangskode. 

Tryk på "Booking" i den mørkegrå bjælke, herefter på "Ansøg" i den lysegrå og følg vejledningen. 

Der er to typer af ansøgninger:
a. Sæsonansøgningen. Denne er typisk en serie af ønsker for en hel sæson. Denne type indgår som en del af den lokalforankrede timefordeling og varetages af eksempelvis brugerråd i haller eller administrativt personale i kulturhuse mv. 

b. Den enkeltstående ansøgning. Denne indgår som en del af sæsonplanlægningen hvis det vedrører kommende sæson. 
Hvis det vedrører den nuværende sæson varetages den af administrativt personale med responstid på max. 10 dage.

Skal I afholde et større arrangement og har brug for ekstra udstyr og service, skal I senest 3 uger før, udfylde bestillingsliste ved at trykke på dette link

Er du i tvivl om du skal betale for lokalet, henviser vi til regler for lån og leje af lokaler i lejre eller kontakt til haku@lejre.dk 

En gang om året skal jeres profil opdateres i Conventus. Det skal blandt andet sikre, at det er de rette som modtager informationer og indsender dem. Den person der har oprettet profilen i Conventus, en formand eller ansvarlig for booking er formentlig oprettet med administratorrettigheder og kan foretage ændringer: 

1. Log ind i Conventus ved at trykke på dette link. Når du er logget ind, skal du trykke på den orange knap der hedder "Stamdata"
På siden for stamdata skal du kontrollere at oplysningerne er korrekte.

2. Kontroller at hele bestyrelsen er oprettet i Conventus med administratorrettigheder. Dette gør du ved at:
a. trykke på "ADMINISTRATION" i den sorte fanebjælke. 
b. trykke på "BRUGERE" i den grå menu til venstre og vælge menupunktet "Brugere"
c. Vælg hver bruger og kontroller at de er markeret som administrator og at de er en del af ledelsen.
d. Du kan oprette medlemmer af bestyrelsen som mangler i oversigten ved at trykke på "Ny bruger" 

3. Kontroller at bestyrelsesmedlemmer er tildelt den rigtige rolle i Conventus. Dette skal bruges, når der fx skal underskrives blanketter. Du gør det ved at:
a. trykke på "ADRESSEBOG" i den sorte fanebjælke.
b. adressebogen åbner og herefter trykker du på "Ledelsen" ude til venstre.
c. trykke på den orange knap "Tilføj / Fjern". Du kan nu tildele roller og herefter trykke på "udført" i bunden af vinduet.

Jeres profil er nu opdateret. 

 2. Enkeltstående bookinger for borgere

Det er gratis at låne lokaler for:

  • Borgere, hvis arrangement eller aktivitet har et kulturelt, idrætslig, oplysende - eller pædagogisk sigte. Arrangementet må ikke være kommercielt eller af privat karakter.
  • Det er en forudsætning, at brugerne er hjemmehørende i Lejre Kommune.

Du skal betale for lokaler, hvis der er tale om:

  • Foreninger eller initiativtagere, der ikke er hjemmehørende i Lejre Kommune.
  • Erhvervsvirksomheder, brancheforeninger og specialforbund.
  • Arrangementer, som er kommercielle eller af privat karakter som fx fester, fødselsdage mv.
  • Indtægtsgivende arrangementer, hvor indtægten ikke går til en forening eller humanitært formål.

Der vil desuden kunne opkræves betaling for aktiviteter, der påfører kommunen ekstra udgifter til fx opsyn, rengøring, forbrugsafgifter, udgifter til alarmselskaber, brandvæsen og lignende.

Bor du i Lejre, kan du benytte overskudstider i vores haller, gymnastiksale og mødelokaler gratis. Faciliteter kan bookes 14 dage frem og for to timer ad gangen.
Når du har fundet præcis den tid du ønsker at booke (se næste punkt) kan du enten oprette dig eller logger ind. 

På linket herunder finder du de faciliteter som udlånes af Lejre Kommune. Hvis faciliteten er åben for bookinger ser du et link for der står "tryk her hvis du vil foretage en lynbooking"
Herefter skal du igennem denne procedure:

1. Vælg den dato du vil booke en tid
2. Vælg en ledig tid i det lokale du vil bruge
3. Log ind eller opret dig som bruger. Du skal bruger mail og mobilnummer.
4. Bekræft og accepter betingelserne for booking
5. Indsend booking

Du modtager straks bekræftelse på mail og har reserveret lokalet  

Link til faciliteterne

3. Udlejning af lokaler til private og virksomheder 

Du skal betale for lokaler, hvis der er tale om:

  • Foreninger eller initiativtagere, der ikke er hjemmehørende i Lejre Kommune.
  • Erhvervsvirksomheder, brancheforeninger og specialforbund.
  • Arrangementer, som er kommercielle eller af privat karakter som fx fester, fødselsdage mv.
  • Indtægtsgivende arrangementer, hvor indtægten ikke går til en forening eller humanitært formål.

Der vil desuden kunne opkræves betaling for aktiviteter, der påfører kommunen ekstra udgifter til fx opsyn, rengøring, forbrugsafgifter, udgifter til alarmselskaber, brandvæsen og lignende.

Du skal igennem fire faser: 

  1. Opret dig som bruger 
  2. Find lokalet og ansøg det 
  3. Udfyld lejekontrakt og modtag bekræftelse på leje 
  4. Modtag nøgler, aftal forplejning, rengøring mv.  

Du gennem disse faser når du opretter dig som bruger: 

  1. Følg linket til Conventus ved at trykke her.
  2. Udfyld felterne. Vær opmærksom på at vælge PRO versionen, du modtager ingen regning selvom der bliver angivet en pris. Lejre Kommune har indgået aftale så alle i Lejre Kommune har gratis adgang til systemet.
    For at kunne booke lokaler i Lejre SKAL du vælge Postnummer 4320 og Lejre som Kommune - også selvom I har adresse i anden kommune. 
  3. Angiv kontaktperson eller opret en ny.
  4. Følg de efterfølgende instrukser og du modtager bekræftelse via mail. 
  5. Har du problemer kan du altid kontakte Conventus' hotline på 70701309 

 

www.lejre.dk/booking finder du de faciliteter som Lejre Kommune udlejer. Når du vælger en facilitet kan du læse om faciliteten og se om der er ledig tid i den opdaterede kalender på siden.
Når du har kontrolleret om lokalet er ledigt i det tidsrum du gerne vil leje det, skal du følge disse faser:  

  1. Log ind via https://web.conventus.dk/
  2. Tryk på “BOOKING” i den sorte bjælke, “ANSØG” i den grønne og “NY” i den orange 
  3. Vælg den facilitet du vil booke lokaler i og tryk på den grønne “NÆSTE” knap 
  4. Udfyld ansøgningen og tryk på “SEND”

Du har nu ansøgt om en tid og et lokale og din ansøgning behandles af administrationen. Du modtager svar via den mail du har registreret dig med. 

 

Når du har modtaget bekræftelse på leje af lokale, udfylder du lejekontrakt ved at trykke på dette link
Under kommentarer kan du skrive hvis det drejer sig om flere dage mv.  

Når kontrakten er indsendt faktureres du for leje med faktura gennem E-boks 

Senest 3 uger forud for dit arrangement, udfylder du bestillingsliste hvis du skal bruge stole, borde mv. Nøgler mv afhentes hos vores Tekniske Drift, Horseager 6, 4330 Hvalsø.

Du finder listen ved at trykke på dette link  

I enkelte faciliteter, som fx Hvalsø og Osted hallen skal forplejning aftales med hallens forpagter.  
Hvis der er behov for indkøb af rengøring, ekstra service fra den tekniske drift mv. aftales dette også i perioden op mod arrangementsdagen.  

4. Regler for udlån af lokaler og faciliteter

5. Priser for leje af faciliteter

Gældende for Kultur og Fritidsfaciliteter

Taksterne for leje af lokaler er beregnet på baggrund af markedsvilkår. Der er indhentet priser og beregnet
gennemsnitspris
Ved lån/ leje af lokaler følger standardinventar med i prisen. Dvs. i et mødelokale er der fx. borde + stole med
i prisen. Ovenstående priser gælder for leje af inventar ud over standardinventar.
Priserne gælder også for udlejning af borde, stole mv. separat, dvs. uden samtidig leje af lokaler. Priserne er
afhentningspriser. Det er ikke muligt at få borde, stole mv. leveret.

Lokaletype

Pris

Hal

655 kr./ time

Springgrav i hal

436 kr./ gang

Gymnastiksal/Multisal

310 kr./ time

Lokale (inkl. borde, stole mv.) u/ 50 m2

297 kr./ time

Lokale (inkl. borde, stole mv.) o/ 50 m2

417 kr./ time

Dagspris

8 x timetakst

Weekendpris

16 x timetakst

Varmtvandsbassin, Bøgebakken

686 kr./ time

Opstilling af borde, stole og scene (pr. medarbejder)

316 kr./ time

Rengøring (pr. medarbejder)

316 kr./ time

Udlejning af stole

16 kr./ stk

Udlejning af borde ca. 120x 80 og ca. 180 x80 

48 kr./ stk

Projektor og teknik

358 kr./ gang

Overnatning

31 kr./ person

Bad

23 kr./ person

Fodboldbane

655 kr./ time

Forberedelsestid ifm. lokaleudlejning

Gratis

6. Samarbejdsplan for booking

Efter dialog med brugere fra foreningslivet og med repræsentanter for brugerråd og skoler, følger her plan for, hvordan vi sammen understøtter hinanden i at udnytte vores faciliteter til fulde. Overordnet handler planen om, at vi skal dele information lidt tidligere i de indledende faser og at vi skal have en tydeligere rammesætning og tidsplan. Dette skal hjælpe os alle til, nemmere at kunne navigere i timefordelingen af kultur og fritidsfaciliteter.  

Brugere af Lejres faciliteter har opmærksomhedspunkter som vi skal søge at imødekomme og arbejde for på bedste måde, også selvom disse måske kan virke som modpoler: 

  • Skolerne har et stort arbejde med at få deres skemaer til at gå op. Skemaer ændres tit i sidste øjeblikke som følge af omrokering og nyansættelser.  
  • Skolerne kan have behov for buffer-blokke og justeringsmuligheder i tidsrummet 8-16 så de kan anvende faciliteterne til impulsive aktiviteter.  
  • Foreningslivet har behov for, så tidligt som muligt at kunne planlægge og timefordele så der kan annonceres for medlemmer og i medier.  
  • Foreningslivet har stort fokus på at anvende tomme tider i dagtimerne til ældre-aktiviteter for at skabe mere plads til børne- og ungdomsaktiviteter.  

 

For at sikre at vi hjælper hinanden bedst muligt anvender vi nedenstående samarbejdsplan: 

Periode  

Handling  

1. januar – 31. marts  

Foreninger lægger deres ansøgninger om tider i Conventus (8-22-tider). 

Dette gælder sæsonbookinger og enkeltstående bookinger.  

1. marts – 31. marts  

Teknisk drift lægger ønsker til faste tider (fx rengøring af gulve mv.) ind i Conventus (8-16-tider)  

Skoler lægger deres forventede skema til kommende sæson i Conventus(8-22-tider). Det forventede skema kan være baseret på foregående års skema og skal markere den forventede brug af faciliteter. Aktiviteter der allerede her kan skemalægges, fx terminsprøver mv lægges i Conventus. Dette vil hjælpe til at de fordelingsansvarlige, meget tidligt, vil kunne fornemme, hvor der kan være ledige tider.  

1. april – 31. april  

Timefordelingsmøder. Brugerrådsformænd indkalder og afholder timefordelingsmøder. Enkeltstående og sæsonbookinger godkendes og fordeles på brugerrådsmøde (16-22 tider).  

Tider i dagtimerne kan indtænkes og reserveres så der kan tages højde for det i skemalægningen(8-16-tider). 

1. maj – 10. maj  

Hvis ikke brugerråd for fordelt tider inden 1. maj fordeler administrationen tider (16-22-tider)  

1. maj – 1. juni  

Foreninger detailbooker efterfølgende tildelte tider senest den 1. juni (16-22-tider)  

1. juni – 1. juli  

Opdatering / justering af skolers skemaer (8-16-tider).  

Fordeling af tid ved konflikter mv. (16-22-tider).  

Ledige tider synliggøres på tværs af faciliteter via lejre.dk (8-22-tider)  

15. juni  

Foreløbig godkendelse af sæsonbookingen med forbehold for ændringer i skolernes skema (8-22-tider)  

15.juni -1. juli  

Foreninger med senioraktiviteter lægger ansøgninger ind i ledige dagtimer (8-16-tider)  

Timefordelingsansvarlige godkender løbende (8-22-tider)  

1. august  

Skolernes sidste justeringer finder sted (8-16-tider)  

 

 Tre-trins modellen for foreningernes sæsonbooking: 

1 (1.januar – 31. marts)  

2 (1. april – 31. april)  

3 (1. maj – 1. juni)  

Foreninger ansøger om tider i Conventus (ikke post-it-sedler og e-mails til brugerrådsformænd)  

Dette sikrer at ansøgte tider er i systemet, og at alle har samme mulighed for at ansøge tider.  

Enkelte særarrangementer kan lægges ind af brugerrådsformand.  

Timefordelingsmøde hvor brugerrådet aftaler fordelingen og brugerrådsformænd godkender tider.  

Systemet lægger op til at der fordeles, forhandles og godkendes tider på selve møderne, og at der arbejdes i Conventus på disse møder.  

Enkeltstående tider til særarrangementer fra skole og foreninger godkendes inden sæsonbookingen  

I haller hvor brugerråd vælger at bruge detailbooking, gøres dette i perioden og først herefter er de gældende.  

 

Har du brug for hjælp?

Hasse Kürstein
(Faciliteter, booking, lokaler og PR)
Center for Kultur & Fritid
Tlf: 2489 4238

Ledte du efter...

Sociale medier

Facebook