Foreningshåndbogen

En forening kan beskrives som en gruppe af mennesker, som mødes og udøver deres aktivitet på baggrund af nogle fælles accepterede spilleregler. Foreningsdannelse er en ret, som er sikret i Grundloven, så i Danmark har alle ret til at oprette en forening. Lejre Kommune skal ikke godkende din forening, med indre du ønsker at søge tilskud medlemstilskud, lokaletilskud, tilskud til voksenundervisning, eller ønsker lokaler i fast fordeling.  Læs mere om godkendelse af folkeoplysende foreninger eller tilskud og puljer. 

Folkeoplysende foreninger skal, som en forudsætning for at modtage tilskud eller låne lokaler, skrive under på en tro & love erklæring til kommunen om, at I indhenter børneattester på alle voksne, hvis de får kontakt til børn eller unge under 15 år.

Erklæringen skal indsendes selvom foreningen  ikke har aktiviteter for børn og unge under 15 år. Med erklæringen skriver man under på, at man vil indhente børneattester hvis foreningen kommer i kontakt med børn under 15 år. 

Hvis denne erklæring ikke indsendes, kan foreningen ikke få tilskud eller låne lokaler. 

Erklæring om indhentelse af børneattest udfyldes via Conventus. 

Alle foreninger skal have cvr. nr. og NemKonto. I Danmark er det lovpligtigt, at foreninger, der modtager betalinger/tilskud fra offentlige myndigheder, har et CVR-nr. og en NemKonto.

Når din forening er registreret med et CVR-nr., skal I bede banken om at gøre jeres konto til en NemKonto, som offentlige myndigheder kan overføre tilskud til. Det er gratis for foreninger at få et CVR-nr.

Når foreningen har fået sit CVR-nr. og en NemKonto, er det vigtigt, at du giver Center for Kultur & Fritid besked, idet kommunen skal bruge foreningens CVR-nr., når den skal udbetale penge til foreningens NemKonto.

I registrerer foreningen på Virk.dk og får et cvr. nr. ved at oprette foreningen på: https://startvaekst.virk.dk/opstart/faa-et-cvr-nummer

Når du registrerer foreningen, skal du bruge foreningens vedtægter og referatet fra den stiftende generalforsamling.

For at kunne oprette din forening i CVR skal den, der underskriver, være tegningsberettiget ifølge foreningens vedtægter eller have fuldmagt fra tegningsberettigede.

Foreningens registrering i CVR-registret skal fornys en gang hvert tredje år. Her bekræfter I, at foreningen stadig er aktiv. I får automatisk besked om, at I skal forny registreringen til de mailadresser, I opgiver ved registreringen. I fornyer jeres registrering på virk.dk.

Alle foreninger skal have en digital postkasse.Ifølge Virk.dk er det en forpligtigelse for alle foreninger at kunne modtage digital post. Offentlige myndigheder sender breve til foreninger via den digitale postkasse. 

Alle foreninger kan blive registreret på Lejre Kommunes hjemmeside. På den måde bliver I som forening søgbare for alle via kommunens hjemmeside – oplysninger om navn og link til foreningens hjemmeside sendes til cfk@lejre.dk

Kultunaut er en aktivitetskalender, hvor alle foreninger, uanset om I er godkendte eller ej, kan oprette jeres arrangementer. På den måde er alle foreninger sikret, at oplysninger om jeres arrangement kommer ud til interesserede borgere. Kultunaut vil blive integreret på www.lejre.dk/kultur-og-fritid. Det betyder, at foreningsdatabasen og kulturnaut ligger lige ved siden af hinanden.

Hvis din forening ønsker at søge tilskud fra kommunen efter Folkeoplysningsloven, for eksempel til lokaler eller til aktiviteter med børn og unge under 25 år, skal foreningen godkendes. For at blive godkendt som folkeoplysende forening, skal foreningen opfylde forskellige krav.

Bl.a. skal foreningen have vedtægter, der lever op til kravene i Folkeoplysningsloven.

Vedtægter i folkeoplysende foreninger skal indeholde en beskrivelse af følgende punkter: 

• Foreningens navn og hjemsted
• Foreningens formål
• Valg til bestyrelse 
• Beskrivelse af formue og regnskabsforhold, herunder valg af revisor
• Betingelser for medlemskab
• Procedure for vedtægtsændringer
• Procedure for ekstraordinær generalforsamling
• Anvendelse af foreningens eventuelle overskud ved ophør
• Tegningsret

DGI har en vedtægtsgenerator, som kan hjælpe jer med at lave vedtægter. 

Godkendelse som frivillig folkeoplysende forening sker efter reglerne i Folkeoplysningsloven. Du kan finde Folkeoplysningsloven her: https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=138157

For at blive godkendt skal foreningen leve op til Folkeoplysningslovens formålsparagraf, der er forskellig for:

1. Foreninger med aktiviteter(Frivillig folkeoplysende forening)
2. Voksenundervisning (Forening, der tilbyder voksenundervisning – Aftenskole)

Før I opretter en forening, er det en god idé at have sat sig ind i de formelle krav, der stilles.

Du ansøger om godkendelse som folkeoplysende forening her. 

Ansøgning om godkendelse som forening bliver behandlet af Folkeoplysningsudvalget. Udvalget afholder normalt 4 møder om året.

Henvendelse og yderligere oplysninger kan ske til og fås hos: ckf@lejre.dk

Frivillige folkeoplysende foreninger kan søge forskellige tilskud. 

• Medlemstilskud i form af støtte til aktiviteter for børn og unge under 25 år bosat i kommunen.
• Tilskud til egne og lejede lokaler
• Tilskud til uddannelse af trænere, ledere og instruktører
• Tilskud fra puljen til særlige formål

Foreninger, som laver folkeoplysende voksenundervisning (aftenskoler) kan søge tilskud til : 

• undervisning, studiekredse, foredragsvirksomhed og debatskabende aktiviteter for voksne
• lokaler

Tilskud og puljer

I Lejre Kommune er der ikke specifikke krav til kontingentstørrelsen, men det er et krav i Folkeoplysningsloven, at der opkræves kontingent af medlemmerne. I Lejre Kommune kan medlemstilskuddet ikke overstige de samlede kontingentindbetalinger for medlemmer under 25 år.

Foreningen skal årligt aflevere tilskudsregnskab for at forblive en godkendt forening. Når du udfylder og sender den årlige indberetning, er der et afsnit om regnskab.

Lejre Kommune skal offentliggøre tilskudsregnskaber. Hvis foreningen hellere vil indsende årsregnskab, skal tilskud fra Lejre Kommune fremgå af regnskabet. Årsregnskabet vil blive offentliggjort. 

Der skal altid fremgå af regnskabet:
• Hvad foreningen har modtaget i tilskud fra kommunen i kalenderåret fordelt på tilskudstyper. 
• Hvad foreningen har modtaget i kontingenter for hele kalenderåret.

Aftenskoler
Der er særlige krav til aftenskolernes regnskab. Det skal af regnskabet blandt andet fremgå, hvordan tilskuddet er anvendt til undervisning, foredrag, undervisning af handicappede og regnskab for debatskabende aktiviteter.

Regnskabet skal være attesteret af revisor og underskrevet af formanden og/eller kassereren. Revisor vælges blandt foreningens medlemmer. Bemærk, at revisor skal være uafhængig af bestyrelsen.

Foreninger, der får under 500.000 kr. i tilskud kan vælge en foreningsvalgt revisor. Foreninger, der får tildelt tilskud over 500.000 kr., skal vælge en statsautoriseret eller registreret revisor.

Foreningen kan ikke modtage tilskud for et nyt kalenderår, før foreningen har indsendt et retvisende regnskab for allerede modtagne tilskud.

For at tilskuddet kan udbetales, skal foreningen have en NemKonto og et CVR-nr.

Lejre Kommune fører tilsyn med at foreninger, der modtager tilskud eller anvises lokaler efter folkeoplysningsloven, overholder loven samt regler fastsat af kommunen.

Kommunen kan forlange hel eller delvis tilbagebetaling af udbetalte tilskud, standse udbetalingen af tilskud eller tilbageholde udbetaling af tilskud helt eller delvis hvis foreningen ikke overholder loven eller regler fastsat på baggrund af loven.

Som en del af det almindelig tilsyn udtager forvaltningen hvert år et antal foreninger til stikprøve på medlemstal. Stikprøve på medlemstal sker ved, at foreningerne indsender medlemslister.

Hvert år udtages desuden et antal foreninger, som modtager tilskud, til at fremsende foreningens regnskab til gennemgang.

Herudover udtages et antal foreninger til at fremsende referat fra den ordinære generalforsamling samt formandens beretning, hvis en sådan findes skriftligt.

Lejre Kommune stiller egnede lokaler til rådighed for aftenskoler, frivillige folkeoplysende foreninger og andre foreninger. Lokalerne kan anvendes til alle former for aktiviteter under forudsætning af, at aktiviteterne er lovlige og egnede til lokalet.

Vi skelner mellem sæsonbooking og enkeltudlån. Ved sæsonbooking ansøger du om et lokale på et fast tidspunkt hver uge hele sæsonen. Ved enkeltudlån booker du bare et lokale til et enkelt arrangement. Sæsonbooking sker med ansøgning i foråret hvert år. Enkeltbooking af lokaler kan foretages hele året. 

 Alle foreninger kan blive oprettet som brugere i bookingsystemet Conventus og dermed få adgang til at booke lokaler.  Læs mere her.

 Det er vigtigt, at du læser regler for lån af lokaler, inden du sender en forespørgsel. 

Når I som forening vil afholde særlige arrangementer, så husk at sætte jer ind i de generelle ordensregler og søge de nødvendige tilladelser. I forbindelse med sådanne arrangementer, kan der blive tale om brugerbetaling ved lån af lokaler. Læs mere i arrangørguiden. 

KODA afgift
Hvis I vil bruge musik og spille den offentligt til koncerter eller events, skal I betale afgifter til KODA og Gramex, som blandt andet repræsenterer danske og internationale ophavsrettigheder. Der skal betales afgift selvom det bare er en radio der spiller. Det gælder for eksempel ved opvisninger og kampe/stævner, hvor publikum har adgang. Afgiften afregnes efter, hvordan musikken spilles, og hvor mange der lytter.

Du indberetter til KODA via deres hjemmeside: 

https://kunde.koda.dk/musiklicenser/indberet-koncert-og-event

Politi og beredskab
Ved særlige arrangementer skal det overvejes, om politi og/eller beredskab skal underrettes. Afgørende for, om I skal kontakte politi/beredskab kan være arrangementets størrelse, stedet hvor det bliver afholdt eller arrangementets indhold. arrangørguiden

Lokalet skal afleveres i samme stand, som det er modtaget. Affald, der ikke er plads til i de opstillede containere på skolen, skal foreningen/institutionen selv skaffe af vejen.

Det er foreningens eget ansvar, at sørge for op- og nedtagning af bander. Er banderne ikke taget ned efter brug, kan det i sidste ende betyde, at I får frataget jeres tid.